各系、部、科室：

　　为加强学院会议室（指办公楼二楼小会议室和教学楼第一会议室）的管理，充分利用现有条件，提供良好服务，特制定本《会议室使用管理规定》，其具体内容如下：
       
      会议室使用管理规定：

　　一、会议室由办公室主管并指定专人负责清理卫生、供应开水和室内各种物品的管理。

　　二、下列情况可使用会议室
　　1、以学院名义召集的各类会议
　　2、接待外宾。
　　3、上级业务主管部门或兄弟院校来学院联系工作、交流情况。
　　4、院领导交办需要使用会议室。

　　三、各系部处室自行召开的小型业务会议，无院领导参加的联席会议,召开有关学生为主参加的会议，一般由各系部自行解决,不安排在会议室。

　　四、除院领导临时交办外，学院各处室使用会议室，要提前一天与办公室联系，填写《会议室使用申请单》，方可使用。会议改期或取消，应及时更改或取消预定登记。

　　五、会议室实行先登记先使用的原则，发生冲突时，使用者协商解决或由办公室负责协调。

　　六、学院会议室为无烟室，使用会议室要做到爱惜室内卫生和公共物品，不在室内摆放易污损地面的瓜果，不要随便将废纸、污物填放在会议桌下的抽屉洞里；使用茶具实行谁用谁管，用后如数归还，损坏照价赔偿的原则。

　　请大家严格遵照执行以上规定。

　　特此通知